Tillsammans skrev de bort diktatköerna – nu får de patientsäkerhetspriset

Ett 60-tal medicinska vårdadministratörer har genom gemensamt arbete tillsammans fått bort de växande diktatköerna. Foto: Maria Bergman

– Det känns jätteroligt att få den här utmärkelsen. Framför allt är det ett erkännande till alla medicinska vårdadministratörer som verkligen gjort en gemensam kraftinsats, säger Maria Rönningen, verksamhetschef för Verksamhets- och ledningsstöd psykiatri administrativ enhet 1–3, där ett 60-tal vma jobbar utspridda inom psykiatrins olika enheter.

Tuff utgångspunkt

Under flera år hade diktatköerna legat på mellan 2 500 och 3 000 oskrivna diktat. Det skapade både patientsäkerhetsrisker och stress för administratörerna.

– Det var en situation som påverkade både oss och patienterna. Planeringar blev försenade, återbesök riskerade att dröja och vi fick arbeta övertid för att hinna ikapp, säger enhetschefen Therese Almlöf.

Två timmar om dagen – och lagarbete

Projektgruppen testade olika arbetssätt men hittade inte rätt direkt. När man satte en gemensam rutin – att alla medicinska vårdadministratörer skulle avsätta minst två timmar om dagen till diktatskrivning – vände utvecklingen.

– Vi satte ett mål att alla skulle skriva två timmar per dag. Resten av tiden användes till andra uppgifter. Först prioriterades den egna enheten, sedan verksamhetsnivå och slutligen områdesnivå. Två medarbetare frigjordes dessutom helt för att skriva diktat, och timanställda togs in vid behov, berättar Maria Rönningen.

– Det viktiga var att vi jobbade tillsammans och höll fast vid rutinen. Alla bidrog, och det skapade en känsla av lagarbete. Tidigare var vi isolerade på våra egna mottagningar, i stuprör. Nu har vi en hel överblick, säger Therese Almlöf.

Stressen minskade – idéerna ökade

När diktaten kom ner på en patientsäker nivå, inom 14 dagar, förändrades arbetsmiljön.

– Tidigare var det en stressad grupp. Nu när vi ligger bra till kommer fler idéer fram. Vi ser förbättringar vi kan göra på andra områden. Stressen blockerade det förut, säger Maria Rönningen.

Sommaren 2025 blev dessutom den första på länge utan diktatköer. Tack vare semestervikarier kunde nivån hållas även under sommarmånaderna.

Blicken framåt

Nu handlar det om att bygga vidare.

– När vi fått ordning på diktaten ser vi nästa steg. Vi kan analysera innehållet i di

ktaten, och hur tydligt det är. Man behöver vara duktig i båda ändar – både den som dikterar och den som skriver – för att det ska bli bra, säger Maria.

För henne och kollegorna är patientsäkerhet alltid i centrum.

– Det ska vara rätt från början, oavsett vem som gör något i patientkedjan. Gör vi inte rätt så hamnar patienten i kläm – och då har vi en risk, avslutar Maria Rönningen.